Akta Otentik dan Akta Notaris

Akta Otentik dan Akta Notaris

Yang dimaksud dengan akta adalah, suatu tulisan atau surat yang di tandatangani, yang sengaja dibuat untuk dijadikan alat bukti untuk dipergunakan oleh orang untuk keperluan siapa surat itu dibuat.

Berdasarkan pasal 1868 Kitab Undang-undang Hukum Perdata, yang di maksud dengan akta otentik ialah suatu akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang oleh atau dihadapan pejabat umum yang berwenang untuk itu di tempat akta itu dibuat.

Suatu akta dapat dikatakan sebagai akta otentik harus memenuhi persyaratan sebagaimana ditentukan dalam pasal 1868 Kitab Undang-undang Hukum Perdata, sebagai berikut :

1.         Akta harus dibuat “oleh” (door) atau “dihadapan” (ten overstaan) seorang pejabat umum;

Kata “di hadapan” menunjukkan bahwa akta tersebut dibuat atas permintaan seseorang, sedangkan akta yang dibuat “oleh” pejabat umum karena adanya suatu kejadian, pemeriksaan, keputusan dan lain sebagainya.

Seseorang menjadi pejabat umum apabila ia diangkat dan diberhentikan oleh pemerintah dan diberi wewenang dan kewajiban untuk melayani publik dalam hal-hal tertentu.

2.         Akta itu harus dibuat dalam bentuk yang ditentukan oleh Undang-undang;

Agar memenuhi syarat sebagai akta otentik, akta harus dibuat dalam bentuk yang ditentukan oleh undang-undang (vorm), yaitu harus memenuhi ketentuan undang-undang.

3.         Pejabat Umum oleh – atau dihadapan siapa akta itu dibuat, harus mempunyai wewenang untuk membuat akta itu.

Syarat ketiga adalah bahwa pejabatnya harus berwenang untuk maksud itu di tempat akta tersebut dibuat.

Sedangkan mengenai akta notaris, berdasarkan pasal 1 angka 7 UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, Akta Notaris adalah akta otentik yang dibuat oleh atau di hadapan Notaris, menurut bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam undang-undang.

Suatu akta disebut otentik bukan karena penetapan undang-undang, melainkan karena dibuat oleh atau di hadapan seorang pejabat umum. Pasal 1868 KUH Perdata merupakan sumber untuk otentisitasnya akta notaris, yang juga merupakan legalitas eksistensi akta notaris, dengan syarat-syarat sebagai berikut :

1.         Akta harus dibuat “oleh” (door) atau “dihadapan” (ten overstaan) seorang pejabat umum;

Pejabat umum tidak sama dengan pegawai negeri, meskipun pegawai negeri mempunyai tugas untuk melayani umum, akan tetapi mereka bukan pejabat umum seperti yang dimaksudkan dalam pasal 1868 KUH Perdata. Jadi, hanya pajabat umum dalam arti Pasal 1868 KUH Perdata yang berhak membuat akta otentik, yang bisa saja merupakan pegawai negeri, misalnya Pegawai Catatan sipil. Antara pegawai negeri dan pemerintah ada hubungan kedinasan (dienstbetrekking) yang diatur dalam peraturan dan perundang-undangan mengenai Pegawai Negeri.  Hal ini tidak berlaku bagi notaris, yang meskipun diangkat dan diberhentikan oleh pemerintah, peraturan tersebut tidak berlaku bagi mereka. Jadi, dapat dikatakan bahwa notaris adalah orang swasta biasa, namun memiliki wewenang dan kewajiban yang penting yang tidak dijumpai pada orang swasta biasa.

2.      Akta Dibuat dan Diresmikan (Verleden) dalam Bentuk Menurut Hukum.

Dalam hal akta notaris, maka harus memenuhi ketentuan yang tercantum dalam UUJN. Ketentuan mengenai sifat dan bentuk akta notaris dapat ditemukan dalam Pasal 38 UUJN. Menurut UUJN, akta antara lain harus dibuat di hadapan atau oleh pejabat umum, dihadiri oleh saksi-saksi, disertai pembacaan oleh notaris dan sesudahnya langsung ditandatangani dan seterusnya. Tindakan-tindakan yang diharuskan oleh undang-undang ini harus disebutkan dalam akta.

Mengenai sifat dan bentuk akta notaris Pasal 38 UUJN menetapkan sebagai berikut :

(1).    Setiap akta Notaris terdiri atas :

          a. Awal akta atau kepala akta;

b. Badan akta; dan

c. Akhir atau penutup akta.

(2).    Awal akta atau kepala akta memuat :

a.  Judul akta;

b.  Nomor akta;

c.  Jam, hari, tanggal, bulan dan tahun; dan

d.  Nama lengkap dan tempat kedudukan Notaris.

(3).    Badan akta memuat :

a. Nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, kewarganegaraan, pekerjaan, jabatan, kedudukan, tempat tinggal para penghadap dan/atau orang yang mereka wakili;

b. Keterangan mengenai kedudukan bertindak penghadap;

c. Isi akta yang merupakan kehendak dan keinginan dari pihak yang berkepentingan; dan

d. Nama lengkap, tempat tinggal dan tanggal alhir, serta pekerjaan, jabatan, kedudukan, dan tempat tinggal dari tiap-tiap saksi pengenal.

(4).    Akhir atau penutup akta memuat :

a. Uraian tentang pembacaan akta sebagaimana dimaksud dalam pasal 16 ayat (1) huruf I atau Pasal 16 ayat (7);

b. Uraian tentang penandatanganan dan tempat penandatanganan atau penerjemahan akta apabila ada;

c. Nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, jabatan, kedudukan, dan tempat tinggal dari tiap-tiap saksi akta; dan

d. Uraian tentang tidak adanya perubahan yang terjadi dalam pembutaan akta atau uraian tentang adanya perubahan yang dapat berupa penambahan, pencoretan atau penggantian.

(5).    Akta Notaris Pengganti, Notaris Pengganti Khusus, dan Pejabat Sementara Notaris, selain memuat ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), ayat (3), dan ayat (4), juga memuat nomor dan tanggal penetapan pengangkatan, serta pejabat yang mengangkatnya.

3.      Pejabat Umum yang Dimaksud harus Berwenang untuk Membuat Akta Tersebut.

Syarat ketiga adalah bahwa pejabatnya harus berwenang untuk maksud itu di tempat akta tersebut dibuat. Berwenang dalam ini khususnya menyangkut:

a.      Jabatannya dan jenis akta yang dibuatnya.

Seorang notaris diangkat oleh Menteri Kehakiman (sekarang Menter Hukum dan HAM) dengan Surat Keputusan. Seorang notaris yang meskipun sudah diangkat, tetapi belum disumpah cakap sebagai notaris, tetapi belum berwenang membuat akta otentik. Demikian juga dengan seorang notaris yang sedang cuti.

Jenis akta yang dibuat oleh seorang notaris. Seorang notaris boleh membuat semua akta dalam bidang notariat, tetapi dia tidak boleh membuat berita acara pelanggaran lalu lintas atau keterangan kelakuan baik, yang semuanya wewenang kepolisian, ia juga tidak boleh membuat akta perkawinan, akta kematian, akta kelahiran (bukan akta kenal akte van bekenheid) yang semuanya adalah wewenang pegawai catatan sipil.

b.      Hari dan tanggal pembuatan akta

Seorang notaris harus berwenang pada tanggal akta dibuat. Notaris yang sudah diangkat, tetapi belum disumpah dan seorang notaris yang sedang bercuti, tidak berwenang membuat akta otentik sampai penyumpahannya dilaksanakan, cutinya berakhir atau cuti dihentikan atas permintaan sendiri.

c.       Tempat di mana akta dibuat

Notaris telah disebutkan diangkat oleh Menteri. Pengangkatan mana dilakukan untuk suatu wilayah (propinsi – gewest). Pada jaman penjajahan Belanda, tidak ada pembagian wilayah propinsi untuk daerah di luar Jawa (sehingga namanya disebut residentie). Selain batas wilayah ini, berlaku pula ketentuan kode etik bagi kalangan notaris sehingga terdapat pembatasan wilayah kerja notaris. Wilayah hukum notaris sudah ditentukan sesuai pengangkatannya sehingga notaris tidak diperkenankan membuat akta di luar wilayah wewenangnya.

Akta otentik maupun akta di bawah tangan dibuat dengan tujuan untuk dipergunakan sebagai alat bukti. Perbedaan yang penting dari kedua jenis akta tersebut terletak pada nilai pembuktiannya. Akta otentik memiliki pembuktian yang sempurna (Pasal 1870 KUH Perdata). Dengan kesempurnaan akta yang notaris sebagai alat bukti, maka akta tersebut harus dilihat apa adanya, tidak perlu dinilai atau ditafsirkan lain, selain seperti yang tertulis dalam akta tersebut.

Suatu akta notaris yang merupakan suatu keterangan notaris dalam kedudukannya sebagai Pejabat Umum untuk menjamin:

-        Kehadiran para penghadap;

-        Pada tempat tertentu;

-        Pada tanggal tertentu;

-        Benar para penghadap memberikan keterangan sebagaimana tercantum dalam akta atau benar terjadi keadaan sebagaimana disebutkan dalam akta;

-        Benar ditandatangani oleh para penghadap untuk akta pihak (akta partij).

Secara umum, pada setiap akta otentik, termasuk pula akta notaris, dapat dibedakan tiga kekuatan pembuktian,   yaitu sebagai berikut:

1.      Kekuatan pembuktian lahiriah atau kekuatan pembuktian yang luar (uitwendige bewijskracht), ialah syarat-syarat formal yang diperlukan agar supaya akta notaris dapat berlaku sebagai akta otentik.

2.      Kekuatan pembuktian formal (formale bewijskracht) ialah kepastian bahwa sesuatu kejadian dan fakta tersebut dalam akta betul-betul dilakukan oleh notaris atau diterangkan oleh pihak-pihak yang menghadap.

3.      Kekuatan pembuktian materil (materiele bewijskracht) ialah kepastian bahwa apa yang tersebut dalam akta tersebut merupakan pembuktian yang sah terhadap pihak-pihak yang membuat akta atau mereka yang mendapat hak dan berlaku umum, kecuali ada pembuktian sebaliknya (tegenbewijs).